السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته

techniques de secrétariat

1

LE CADRE ET LES CONDITIONS DU TRAVAIL DE LA SECRETAIRE

Il ne suffit pas de pratiquer les techniques et d’avoir beaucoup de qualités pour

être une secrétaire digne de ce nom, il faut aussi avoir tous les instrument

nécessaires à la parfaite exécution des tâches matérielles et rechercher la

meilleure installation permettant un travail facile, rapide, tout en donnant une

impression agréable de confort, de netteté, d’harmonie et, si possible,

d’esthétique.

L’INSTALLATION GENERALE DU BUREAU

Il appartient souvent à la secrétaire de disposer, elle-même, le mobilier de son

bureau.

Elle place ses meubles et installe son équipement de telle sorte que les diverses

tâches de secrétariat puissent être accomplies commodément, rapidement, avec

le maximum d’efficience et le minimum de fatigue et d’erreurs.

Pour cela, elle veille à :

�� Limiter le plus possible ses déplacements ;

�� Circuler avec aisance ;

�� Accéder facilement partout ;

�� Ouvrir portes et tiroirs sans craindre de bousculer ce qui est

derrière elle ;

�� Elle place sa table de travail de sorte que la lumière du jour vienne

de sa gauche (en supposant qu’elle est droitière) et ne fasse pas

d’ombre sur l’écriture ;

�� Qu’elle puisse regarder en face les visiteurs qui viennent la voir et

toute personne qui pénètre dans son bureau ;

�� Qu’elle atteigne aisément ses classeurs par simple mouvement

pivotant de son siège

2

L’AMENAGEMENT DE LA TABLE DE TRAVAIL

La secrétaire aménage rationnellement son bureau, afin de gagner du temps en

économisant les mouvements et de réduire la fatigue.

• Dans les tiroirs

Elle place à sa portée la fourniture dont elle a constamment besoin. Elle range les

divers papiers, enveloppes, blocs indispensables à son travail par catégorie et

toujours aux mêmes endroits, dans les tiroirs de droite.

Les dossiers renfermant les documents à consulter souvent et fichiers d’emploi

usuel généralement munis d’une signalisation sont disposés verticalement dans les

tiroirs de gauche, aménagés à cet effet.

Sont rangés dans le tiroir central, le petit matériel et les petites fournitures,

telles que :

�� Ciseaux ;

�� Règles ;

�� Crayons ;

�� Gommes, attaches de toutes sortes (trombones, coins de cuivre,

épingles plates, attaches parisiennes…) sont placés dans le tiroir du

milieu avec :

�� Les agrafes et les agrafeuses ;

�� Les appareils à faire des languettes ;

�� Les appareils à relier par gaufrage ;

3

LES CONDITIONS DE TRAVAIL

L’ECLAIRAGE

L’éclairage joue un rôle important dans le rendement du travail. Il est toujours

agréable qu’une baie laisse pénétrer largement la clarté naturelle. La secrétaire

apportera tous ses soins à l’installation de l’éclairage artificiel qui reste même,

indispensable et s’assurera :

_ Qu’il n’est pas éblouissant (filaments et ampoules cachés) ;

_ Qu’il est bien suffisant ;

_ Qu’il est bien réparti.

Il est souhaitable que l’éclairage comprenne à la fois :

• Un éclairage général (qui évite normalement des ombres trop

marquées) assuré :

_ Par des ampoule cachées qu’il convient d’essuyer souvent ;

_ Ou par un ou plusieurs tubes fluorescent

• Un éclairage individuel, par incandescence, au moyen de lampes

portatives donnant une lumière convenable sur les plans de travail

Notons enfin que des murs clairs, des boiseries pâles n’absorbent pas la lumière,

ajoutent une note plaisante et rendent l’atmosphère plus agréable.

4

LA CLIMATISATION

La climatisation des bureaux permet l’aération par insufflage d’air à

température et à humidité à peu près constantes (air conditionné).

Quand la climatisation n’existe pas, il est nécessaire :

_ De maintenir dans les salles de travail, une température d’environ 20° (le

chauffage central est, alors, le meilleur procédé à employer, à condition

toutefois qu’il soit distribué par radiateurs munis d’humidificateurs ) ;

_ D’ouvrir les fenêtres en dehors des heures de travail, en particulier

pendant le repas de midi et, s’il y a lieu, pendant les pauses

LA LUTTE CONTRE LE BRUIT

Le bruit, tant intérieur qu’extérieur, doit être banni des bureaux.

5

LES AIDES- MEMOIRES

Sur le bureau de la secrétaire, on trouve, par conséquent, un ou plusieurs aidemémoire

qui lui sont indispensables.

Citons en premier lieu :

• L’agenda, sorte de carnet broché ou feuillets mobiles qui permet,

grâce à ses divisions horaires plus ou moins rapprochées (quart

d’heure par quart d’heure ou demi-heure par demi-heure), de noter

les rendez-vous et tous les travaux à exécuter à une date

déterminée, en termes suffisamment clairs et d’une écriture très

lisible. La secrétaire biffe, au fur et à mesure et de façon très

apparente ce qui n’a pu être exécuté le jour même. remarquons qu’en

général la secrétaire tient, pour contrôle et par sécurité, un agenda

personnel qui double celui de son chef, en assurant leur parfaite

coordination.

L’agenda est un outil de travail essentiel pour la secrétaire.

• Le semainier est un agenda condensé qui, au lieu de consacrer une

page par journée, groupe une semaine entière sur deux pages vis- àvis

l’une de l’autre.

6

• Le « tikler » est un agenda perpétuel très commode ; c’est également

un classeur chronologique qui permet de remettre en mémoire, jour

par jour, ce qu’il faut faire et qui peut servir d’échéancier ; il est

appelé parfois auto rappel.

PHOTOS

7

Les objectifs du classement

I -QUE CLASSER ?

A/Les supports d’informations :

Ils sont nombreux et on constate de plus en plus l’évolution. Le choix du type de

support devra se faire en fonction de :

• traitement

• la forme

• la fréquence

• la durée de vie de l’information

• En fonction de la fréquence d’utilisation, il faut distinguer les documents :

�� Actif : consulté et mis à jour fréquemment

�� Semi actif : consulté de temps en temps

�� Archives : très rarement consulté

Pour être conservée, l’information est enregistrée sur des supports : Papier ….

B/Les dossiers :

Les dossiers manuels (à revoir) ou informatiques.

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II -Les qualités d’un bon classement

Un bon classement doit être complet :

• Utiliser tout document utile

• Simple : permettre une recherche rapide

• Fiable : constater qu’aucun support me manque ou n’est déclassé

• Peu encombrant : occuper un minimum de place

• Extensible : pouvoir ajouter de nouveaux dossiers

• Rationnel : trouver et remplacer facilement un support (dossier)

• Discret : protéger les documents contre des éléments destructeurs et

contre Les indiscrétions

III -Identification du mot directeur

A/Définition du mot directeur

Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement, il est déterminé

parmi un ensemble de mots appelés (raison sociale, dénomination, rubrique

B/Etude de la norme

Les règles du choix du mot directeur dans une dénomination se fixent par la

norme Z 44001 définie par l’AFNOR (association française de normalisation)

9

C/Détermination du mot directeur

1) Nom propre de personne :

Exp. : Entreprise ALI et fils

Entreprise ALI ALAOUI

Entreprise ALAOUI

Remarque : les articles le, la, les… BN, AIT, WALD, OUM, sont considérés

comme faisant partie du nom sauf de et d’

Exp. : Entreprise de GAULL

Remarque : les titres sidi, Moulay, lala, etc.… sont considérés comme faisant

partie du nom que s’ils sont liés par un trait d’union.

Exp. : Lycée MOULAY- ABDALAH

Lycée MOULAY ABDALAH

2) Nom géographique :

Le mot directeur est le nom géographique dans une rubrique

Exp. : Hôtel CASABLANCA

Remarque : les points cardinaux et leurs composés sont considérés comme « mot

directeur », également le mot centre qui marque le lieu.

Exp. : Hôtel du Nord.

Hôtel du Nord du MAROC

10

3) Nom publicitaire :

Le mot directeur est le premier nom publicitaire

Exp. : La maison Philips

Remarque : On considère comme nom publicitaire les noms Historiques ou

Légendaires

Exp. : Hôtel ALMOUWAHIDINES

Les mots isolés entre guillemet

Exp. : Journal « l’opinion »

Mots étrangers à la langue française

Exp. : Hôtel WELCOME

4) Nom commun et adjectif :

Le mot directeur est un nom commun et un adjectif

Le mot directeur est le premier nom commun dans une dénomination sauf le mot

société et compagnie

Exp. : Société française de confection

Le mot société ou compagnie est considéré comme mot directeur s’il est le seul

nom commun dans la dénomination

Exp. : société franco-marocaine

Le mot directeur est un adjectif numéral dans une dénomination

Exp. : Alfa 55

Le mot directeur est un adjectif qualificatif qui précède un nom commun unique

Exp. : Grand hôtel

Grand hôtel de la ville

Le mot directeur est adjectif substantif

11

Exp. : la royale imprimerie

5) Sigle :

Le mot directeur est un sigle.

Exp. : SOMACA, COMANAV…

IV- Comment classer ?

Selon un nombre de classement rétablit, les ordres de classement sont 7 :

��Les trois ordres principaux sont :

�� Le classement numérique

�� Le classement alphabétique

�� Le classement idéologique

��Les quatre ordres dérivés sont :

�� Le classement géographique

�� Le classement chronologique

�� Le classement alphanumérique

�� Le classement décimal

Avant chaque classement il faut :

- déterminer le mot directeur du classement

- Indexer la dénomination

REMARQUE : l’indexage est une technique de présentation de la rubrique, elle a

pour but de faciliter le classement des supports divers de l’information

EXP : RUBRIQUE INDEXEE

CONFECTION de textile (société marocaine de)

�� �� ��

Mot directeur mot suivant mot précédent

12

organigramme

13

Exercice D’APPLICATION

Déterminer le mot directeur dans chacune des dénominations suivantes:

�� Société Moulay EL HADI; MARRAKECH

�� Lycée DESCARTES ; RABAT

�� Salle gymnastique Mohammed ELALAOUI

�� Compagnie de GAULLE et fils

�� Entreprise de peinture ASTRAL ; CASABLANCA

�� Pharmacie l’étoile du sud

�� Magasin du Nord marocain ; RABAT

�� Hôtel des ALOUTES ; RABAT

�� Transport rapide du nord -ouest du pays

�� Société du PULLOVER ; CASABLANCA

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ORDRES FONDAMANTAUX

CLASSEMENT ALPHABITIQUE

Le classement alphabétique est le plus pratiqué pour les documents concernant

des tiers : dossiers du personnel, état informatiques nominatifs.

Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après des lettres dans

l’alphabet.

L’application de cette règle, simple pour les mots isolés, est souvent délicate

pour les dénominations comportant un ensemble de mots ; en effet, il faut

choisir, dans chaque dénomination, le mot directeur.

Puis, pour faciliter les recherches, il faut mettre ce mot directeur en évidence

en évidence en indexant la dénomination.

La dénomination indexée est placée à l’endroit le plus visible du dossier, compte

tenu du mode de classement adopté (voir chapitre suivant).

REGLE GENERALE

On prend comme mot directeur de classement :

• Le premier nom propre de la dénomination : -nom propre de la personne

-nom propre géographique

- nom publicitaire

• ou, à défaut – le premier verbe

-ou le premier nom commun à l’exception des mots

- ou adjectif pris substantivement «compagnie » et «société »

15

�� les mots unis par un trait d’union doivent être considérés comme un seul mot.

�� Les abréviations, les chiffres et les sigles doivent être transcrits en toutes

lettres.

�� Si une hésitation peut se produire sur le choix du mot directeur de

classement, on clase le dossier d’après le mot déterminé conformément à la

norme, et à l’autre mot significatif on fait un renvoi au mot directeur.

AVANTAGES :

Recherche et reclassement rapides dans un petit classement.

INCONVENIENTS :

-Nécessité de connaître les règles du classement ; problèmes des homonymes.

-Sécurité imparfaite : une erreur de classement ne peut être décelée.

-Extensibilité imparfaite : dans le cas d’une extension rapide du classement,

l’insertion de nouveaux éléments pose des problèmes matériels.

UTILISATION :

Classement le plus courant pour les dossiers et documents concernant les tiers

(clients, fournisseur, personnel) et donnant lieu à des traitements manuels.

Au cour des traitements informatiques, des listes alphabétiques sont fréquemment

produites (sur papier ou à l’écran)

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LE CLASSEMENT NUMERIQUE :

Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chacun des éléments à

classer et à ranger ces éléments d’après l’ordre des nombres.

Lors de l’arrivée d’un nouvel élément, on lui donne le numéro suivant. Si les éléments

sont identifiés par une dénomination, il est indispensable d’établir un répertoire

alphabétique qui permet, connaissant la dénomination, de trouver rapidement le numéro

de l’élément. La recherche s’effectue ensuite sans hésitation.

La recherche

L’expérience prouve que, dans un traitement manuel, le responsable du classement

effectue de nombreuses recherches sans consulter le répertoire : il connaît de mémoire

le numéro ou l’emplacement des dossiers les fréquemment demandés. (Souvent, la loi des

20.80 s’applique dans ce cas 80% des sorties portent sur 20% des dossiers).

AVANTAGES :

- Le classement numérique permet de classer toutes sortes d’éléments (dossiers, livres,

cassettes, etc.)

- Il permet une recherche rapide, surtout dans les classements importants.

- L’absence d’un élément ou son mauvais classement sont faciles à déceler : grande

sécurité.

- Les éléments peuvent ne porter qu’un numéro : discrétion.

- Les nouveaux éléments prennent place à la fin du classement : grande extensibilité.

INCONVENIENTS

-Il est nécessaire d’établir un répertoire.

- les éliminations se produisent surtout parmi les éléments anciens, ce

qui peut entraîner quelques problèmes matériels.

UTILISATION :

Classement importants ; classements en extension ; fichiers informatiques.

Les dossiers périmés :

Les dossiers périmés se trouvent surtout en début de classement (éléments les plus

anciens)

Or, un numéro devenu libre ne peut être réutilisé sans risques de confusion.

Une solution consiste à laisser un « témoin » à la pace du dossier éliminé pour éviter

rupture du classement.

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Exercice d’application

Vous êtes employé au service de classement d’une importante agence de publicité. Le 10

Décembre dernier, la guichetière du service « offre d’emploi » vous remet sa feuille de la

journée sur laquelle inscrit, les diverses maisons de commerce ayant fait insérer une annonce

d’offre d’emploi ce jour là.

• Compagnie de produits céramique

• Antiquité dorget

• Compagnie des transports réunis

• Société régionale d’alimentation

• Garage Balzac

• Entreprise générale de chauffage

• Etablissement Louis Guillaud et Cie

• Comptoir thermique européen

• Pâtisserie « au soleil d’or »

• Hôtel des deux dauphins

Travail à faire :

Présenter dans l’ordre numérique les noms de diverses maisons sachant que le dernier dossier

porte le numéro 400.

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LE CLASSEMENT IDEOLOGIQUE OU THEMATIQUE

Le classement thématique consiste à ranger les éléments par thèmes :

Le plan de classement comporte la division de la matière en sujets, des sujets en soussujets,

etc.

Pour faciliter les recherches, les subdivisions sont, en général classées dans l’ordre

alphabétique.

Plan de classement d’une documentation relative à l’équipement du bureau (extrait) :

Installation et ameublement

• Environnement

- cloison mobiles

- Eclairage

- Insonorisation

- Revêtement

- Ventilation

• Mobilier

- Bureau

-Siége

-Tables

• Rangement

1. Matériel

-Dossiers

-Fiches

-Répertoire

2. Mobilier

-Classeurs

-fichiers

-rayonnages

sujet subdivision1 subdivision2

AVANTAGES :

Le classement peut se subdiviser autant que nécessaire.

INCONVENIENTS :

Le plan de classement est délicat à établir.

La recherche peut être assez longue si les subdivisions sont nombreuses.

L’extension du classement peut poser des problèmes matériels.

La sécurité n’est pas parfaite (risques d’erreur lors du classement).

UTILISATION :

Classement de la documentation (traitement manuel).

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ORDRES DERIVES

CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE

Principes :

Il consiste à classer les dossiers dans l’ordre des dates, des plus anciennes aux

plus récentes.

Il est utilisé lorsque la date apparaître comme un élément essentiel

d’identification d’un document.

Toutefois, le document le plus récent doit toujours être placé sur le dessus

Le classement chronologique est parfois complété par un classement numérique.

Avantages :

- Simple

- Extensible à l’infini

- Le document le plus récent est immédiatement visible

Inconvénients :

- Impossible de constater l’absence d’un document

- Difficile des retrouver un document dont on ne connaît pas la date précise

Le classement chronologique est utilisé particulièrement pour le classement de la

correspondance, des revues et des journaux…

20

Exercice d’application

Vous venez d’être engagé comme secrétaire dans une entreprise.

On vous a remet pêle-mêle les dossiers de client ouvert avec l’indication des

dates arrivées :

22/5 : les constructions électrique Thermor

2/5 : Hôte Jules César

13/5 La nationale d’assurances

6/3 les éditions d’arts= Marino

17/2 Monsieur le comte de La ferté

12/2 L’entreprise Paul la Marche

1/9 fabrique de câble électrique du nord

10/5 S.A.A.G. (Société A d’alimentation générale)

Travail à faire :

Classer chronologiquement ces dossiers

21

LE CLASSEMENT ALPHANUMERIQUE

Principe :

Classement dérivé à la fois du classement numérique et alphanumérique.

On répartie les dossiers à classer dans les classes alphabétiques : A.B.C.D…

A l’intérieur de chacune de ces classes, on attribue à chaque dossier un numéro

selon sa date de création.

Les dossiers sont regroupés par lettre et à l’intérieur de chaque lettre ils sont

classés numériquement.

Les dossiers du classement alphanumérique sont souvent séparés par un guide

répertoire sur lequel on inscrit les dénominations selon l’ordre d’arriver des

dossiers.

RAMARQUE

Un guide –répertoire est un moyen de signalisation qui visualise le plan de

classement adapté

EXP : onglets

Avantages :

- Extensible

- Discret

- Sûr

Inconvénients :

- Nécessité de tenir un répertoire pour chaque classement alphabétique.

- Assez long : la consultation du guide est longue

22

Exercice d’application

Vous êtes employés au service de classement d’une importante agence de

publicité. Le 10 Décembre dernier, la guichetière du service « offre d’emploi »

vous remet sa feuille de la journée sur laquelle inscrit, les diverses maisons de

commerce ayant fait insérer une annonce d’offre d’emploi ce jour là.

�� Compagnie de produits céramique

�� Antiquité dorget

�� Compagnie des transports réunis

�� Société régionale d’alimentation

�� Garage Balzac

�� Entreprise générale de chauffage

�� Etablissement Louis Guillaud et Cie

�� Comptoir thermique européen

�� Pâtisserie « au soleil d’or »

�� Hôtel des deux dauphins

Travail à faire :

Présenter dans l’ordre numérique les noms de diverses maisons sachant que le

dernier dossier porte le numéro 400

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LE CLASSEMENT GEOGRAPHIQUE

Définition :

Le classement géographique est fondé sur les divisions territoriales : continents, pays,

provinces, villes, préfectures, communes, quartiers etc.

Les divisions géographiques sont souvent classées alphabétiquement (facultatif).

Avantages :

-Simple dans son principe

-Extensible puisqu’il se subdivise.

Inconvénients :

Exige de sérieuses connaissances géographiques

Nécessite l’emploi d’un dictionnaire ou d’une carte géographique

Il est difficile de repérer l’absence d’un dossier.

Remarque :

Ce mode est utilisé dans les services commerciaux, des services de ventes par

correspondance et des agences de publicité.

24

EXERCICE D’APPLICATION

Vous êtes employé au service de classement d’une importance agence de

publicité. Le 10 décembre la guichetière du service offre d’emploi vous remet sa

feuille de journée sur laquelle a inscrit les divers agents de commerce ayant fait

insérer une annonce d’offre d’emploi ce jour là.

- Compagnie de produits céramique, Casablanca

- Garage BALZAC, Béni Melal

- Entreprise générale de chauffage, Salé

- Antiquités d’orgets, Casablanca

- Compagnie de transports réunie ; Rabat

- Etablissement de la feuille et fils, Madrid

- « Dragon d’or » antiquité, Paris

- Établissement Quick service, Rabat

- Office national de météorologie, Casablanca

Présentez les rubriques selon l’ordre alphanumérique et ensuite en mode

géographique.

25

LE CLASSEMENT DECIMAL

Principes :

Le classement décimal repose sur le principe suivant entre deux nombres

décimaux, consécutif de même ordre, il est toujours possible d’intercaler 9

nombres décimaux.

Lorsqu’on forme des nombre décimaux, chaque nouveaux chiffre est ajouté à

droite du précédent, les documents à classer en dix groupes qui peuvent à

nouveaux être subdivisés en dix groupes qui peuvent à nouveaux être subdivisés

etc.

Dans la pratique pour simplifier l’écriture en supprimant le 0,

Exemple : 021 21

Le classement décimal est la sécurité du classement numérique.

Avantages :

- Parfaitement adapté à un classement de la documentation.

- Extensible à l’infini.

Inconvénients:

- Organisation longue.

- Emploi délicat

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EXERCICE D’APPLICATION

Classez d’après le mode décimal les documents portant les numéros ci-après :

282, 3215, 501, 684, 6001, 501, 24, 106, 1005, 601, 37, 364, 3701, 379, 106,

2456.

Même exercice

Votre employeur est abonné à une revue de documentation juridique fiscale et

sociale dont les feuilles de mise à jour sont classées suivant le principe de la

numérotation décimale.

Rubriques : n°

0- Généralités

1- Impôts directs

2- Taxes indirectes

3- Comptabilité

4- Economique

5- Travail - lois sociales

6- Laps

7- Droit usuel

Travail à faire :

Sous quelle rubrique et dans quel ordre doivent être intercalés les feuillets

suivants.

27

LE RANGEMENT DES SUPPORTS

• Du classement vivant au classement mort

• Ranger et assurer la bonne conservation des documents et

des supports

• Déterminer les étapes des rangements

• Recenser les différents modes de classement

• Caractériser le classement aux archives

28

Photo

29

PHotos

30

Photos

31

Les étapes du rangement

Après avoir déterminé l’ordre dans lequel doivent être classés les supports, il

s’agit de choisir les moyens matériels a utiliser pour conserver les documents et

permettre leur consultation dans les meilleures conditions.

Regrouper les documents en dossier :

Pour faciliter le rangement et la recherche, les documents concernent un même

sujet, une même personne- lettre, imprimé, documents divers – sont regroupés

dans un dossier.

• Pour les dossiers de travail peu épais ; �� Dossiers ordinaires

• Pour un rangement de documents dans (chemises cartonnée)

un dossier suspendu.

• Pour les dossiers de travail plus épais ; �� Dossiers à système

• Pour les dossiers de documentation -chemise à élastiques, à rabat

• Pour les dossiers de travail volumineux à tirettes…

• Pour le rangement de documents - classeurs à sangle Consultés

• Fréquemment consultés (tarifs,

échéanciers, documentations, chronos…) -classeurs à anneaux

biblorhaptes

• pour le plupart des dossiers individuels �� Dossiers suspendus

(clients, fournisseurs, personnel) - (hamac en papier kraft

suspendu sous un rayon

d’armoires ou dans un tiroir)

32

L’ouverture du dossier

• le dossier doit porter :

- le titre du dossier (dossier de travail) ;

- son indicatif de classement (dossier individuel, dossier de documentation).

- A l’intérieur une feuille collée sur la page 2 permet, éventuellement, de

répertorier les différents documents du dossier.

La mise à jour des dossiers

Dans les dossiers individuels, tous les documents intéressants doivent être

conservés :

La mise à jour consiste à placer les nouveaux documents au dessus des autres.

Dans les dossiers de travail ou de documentation, quand un document nouveau

rend périmé un document ancien, il prend sa place, le document périmé étant

détruit.

33

Déterminer le lieu de classement, en fonctions de la

fréquence de consultation.

Nature des documents

Type de classement

Lieu de classement

Dossiers de travail

Documents consultés très souvent

En général par un seul utilisateur

Vivant

(Ou actif)

Classement individuel, au

Poste de travail

Accès rapide

Documents permanent consultés

assez fréquemment par plusieurs

Utilisateurs.

Semi vivant

(Ou semi actif)

Classement décentraliser au

Niveau du bureau ou du

service.

Parfois, classement

centraliser dans une cellule

spécialisée

Documents rarement consultés

Archives

Mort

(Ou inactif)

Classement centralisé dans

un local d’archives

34

35

Dossier :

Le terme « dossier » désigne indifféremment :

Le contenant

(Chemise de papier cartonné et le contenu document relatif au même individu)

Classement dans les dossiers :

• Pour les dossiers individuels :

- Les dossiers de travail

- Les chronos

- Ordre chronologique,

- Le document le plus récent dessus

• Pour les dossiers volumineux

- Les dossiers de documentation dans les sous- dossiers par thèmes.

Classement centralisées ou décentralisée :

- Un classement décentralisé est confié aux utilisateurs de bureau ou de

service.

- Un classement centralisé est assuré par des employés spécialisés

disposant d’un matériel perfectionné.

36

Photos

37

Photos

38

LES MOYENS DE SIGNALISATION

Définition et utilité :

La signalisation est le moyen de mettre en évidence certains caractères

fondamentaux commun à un groupe de fiches ou de dossiers, on distingue deux

sortes de signalisation :

Signalisation fixe : met en valeur des renseignements permanents

Signalisation mobile : utilisée pour les renseignements temporaires

La signalisation permet :

- De sélectionner rapidement les fiches sur lesquelles un travail donné doit

être effectué.

- D’attirer l’attention sur certains faits ou dates à titre d’exemple :

�� La couleur de la fiche

�� Un trait de couleur dans une case suffit parfois pour signaler

une particularité

Matériel de signalisation :

Deux types de moyens de signalisation sont utilisés selon que les renseignements

soient fixes ou mobiles

Matériels utilisés pour la signalisation fixe :

-Guide de client intercalaire

-Couleur de la fiche

-Trait de couleur

-Onglet avec ou sans fenêtre, plaquettes en acier se fixant

par une pincette sur le bord de la fiche.

39

Papillonne gommés : morceau de papillon circulaire autocollant de différentes

couleurs.

Matériel utilisé pour la signalisation mobile :

�� Cavaliers à languettes, à pincettes ou à pont :

�� Les plaquettes en acier minces de toutes les couleurs se posent

comme des onglets à cheval sur le bord visible de la fiche, elles

peuvent être indexées ou non.

�� Épingles de signalisation

�� Curseur : signaux en matière plastique opaque et de couleurs qui se

placent sur la fiche elle-même ou sur la gaine de plastique

découvrant la fiche.

Nom :

Prénom :

Tél. :

Condition :

Règlement :

Domiciliation :

Conditions accorder

40

Définition de quelques types de moyens de signalisation :

• LES PAPILLONS :

Ce sont de petits disques de papier de couleur qui se collent à cheval sur le bord

supérieur de la fiche. Leurs diamètres sont variables et leurs couleurs sont

également nombreuses.

Ils sont utilisés pour signaler une particularité fixe : région géographique,

profession…

• LES TRAITS DE COULEUR

Un trait de crayon de couleur, sur le bord supérieur de la fiche, suffit souvent

pour en signaler une particularité. Il faut également, pour qu’il soit bien visible,

que les fiches soient suffisamment écartées.

• LES REHAUSSEMENTS A DECOUPER

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Commentaires (26)

1. HOUYOUX 21/03/2013

je prépare un concours afin de travailler pour l'administration belge. L'examen se déroule samedi 23 mars et votre site va certainement bien m'aider à m'y préparer.
Un tout grand merci !

2. ossala 18/01/2013

vraiment je sui tres emu car c est tout un cours de bureau commercial je sui rendus compte brf cela va aider ceux qui ne l ont pas fait mercy bcp et ous mes encouragement

3. BERTHE Labassou 03/12/2012

Bonjour j'ai besoin de votre soutien dans le domaine du secretariat tel que le classement, la rédaction Administrative et l'écrit professionnel parceque je veux avoir mon nom sur la liste des candidats admis au concour directe dans la fonction qui se tiendra en ce fin de mois de décembre 2012.Merci

4. nassima 01/12/2012

bonjour,

je me permets de vous écrire en 1er je vous fécilite pour votre site, il est clair et complet.
Cela aide beaucoup.
Deuxieme des choses j'aimerais savoir si vous pouriez m'aider un peu SVP.
J'attends votre réponse avec impatience.
Cordialement
Nassima

5. younes elhazmiri 22/11/2012

شكرا من فضلك اريد تمارين مع كيفية تصحيحها وشكرا

6. Daoula Namogo (site web) 08/11/2012

Merci, infiniment que Dieu nous bénisse tous et que la grâce du tout puissant nous accompagne sur le bon chemin. Amen

7. Daoula Namogo (site web) 08/11/2012

merci, vraiment infiniment que Dieu nous benis tous.

8. khawla (site web) 08/11/2012

Merci pour ces cours ils sont agréables!!!

9. ASMAA 19/09/2012

J AIME BIEN AVOIR DU RESUMER ET MERCI DE VOTRE SOUTIENE

10. sousou itali 24/06/2012

bjr,
j'ai un problème dans le domaine de secretaria au niveau du classement.
mon patron m'a proposè un sujet : eutider les classement des documents famille d'entreprise leur codification e leur rangement.j'ai propose un exemple et lui n'accept pas.
s'il vous plait aider moi sur ce sujet.

merci bcp

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