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le rapport administratif

Le rapport est un document qui est sous forme d’un exposé complet d’un fait ou d’une situation et qu’on adresse toujours à un supérieur hiérarchique. Il s’emploie pour relater à l’autorité supérieure un fait important ou un événement grave, et il contient souvent des éléments de solution au problème traité. Il existe des rapports permanents et des rapports occasionnels ; les rapports permanents sont diffusés à des périodes régulières (exemple le rapport de la banque mondiale), ils ne comportent pas des propositions mais seulement des informations, les rapports occasionnels peuvent comporter des propositions de solution ou de décision (exemple rapport d’inspection ou d’une mission)

Il existe plusieurs sorte e rapports : le rapport d’inspection, le rapport d’accident, le rapport de mission, le rapport de présentation d’un marché,…

Le rapport s’annonce par son titre et la mention de son destinataire exemple : « apport à monsieur le directeur ». Mais il peut comme les autre documents comporter une mention marginale qui indique l’objet, exemple : « objet : fonctionnement des services ou rapport à monsieur le directeur sur la réorganisation des services ». Le rapport peut ne pas comporter de destinataire.

Le rapport doit toujours indiquer les circonstances du temps et de lieu ; où et quand ? Les personnes intéressée ; qui, à qui, avec qui ? Les causes et les conditions dans lesquelles s’est produits le fait ou l’événement ; pourquoi et comment ?

Le rapport d’une façon générale se compose de trois parties inégales : exposé ou introduction, développement, et conclusion. L’exposé, aussi court que possible, fait connaître le fait ou l’événement ou l’affaire qui a provoqué le rapport et l’objet sur lequel il porte. Il faut qu’à la lecture de l’exposé ou de l’introduction, le destinataire sache plus vite et sans ambiguïté pourquoi un rapport lui est soumis et ce qu’il doit en faire. Pour le développement, c’est la partie la plus longue, il contient toutes les explications, toutes les justifications, toutes l’argumentation relative au sujet traité, c’est cette partie qui constitue le fond du rapport et qui doit éclairer, convaincre ou persuader le destinataire. En ce qui concerne la conclusion, elle énonce en termes claires, nets et fermes les propositions du rédacteur, telles que logiquement elles découlent du développement.

Rappels : pour que le rapport soit complet, chaque point du développement doit répondre aux questions : quoi, qui, où, à qui, avec qui, pourquoi, comment, et quand ?

L’auteur du rapport doit distinguer ce qu’il a vu par lui-même et les renseignements dont il n’a pas pu vérifier personnellement l’exactitude. Dans ce cas, il doit mentionner la source de ces renseignements. Les faits doivent être relatés simplement, tels qu’ils se sont produits, en évitant d’en exagérer ou d’en diminuer l’importance. L’auteur du rapport s’exprime à la première personne du singulier ou du pluriel et désigne le destinataire à la deuxième personne du pluriel. Le rapport doit être objectif et neutre.

Voici, en bref, les étapes de réalisation d’un rapport :

1. Le rapport peut être rédigé à la demande d'un supérieur hiérarchique. Il doit fournir le point sur un sujet déterminé. Le rapport est alors destiné à l'aider à prendre une décision, en lui donnant connaissance de tous les éléments d'information du sujet abordé.

2. Le rapport peut être rédigé à l'initiative de l'employé, qui souhaite attirer l'attention de son supérieur hiérarchique sur un point précis, un problème rencontré, des idées nouvelles.

3. Caractéristiques de rédaction : Les pronoms personnels "je" et "nous" sont employés car l'émetteur parle en son nom. Le ton est soutenu, respectueux car le rapport s'adresse à un supérieur hiérarchique.

4. Caractéristiques de présentation : Sa présentation est libre, néanmoins certains éléments doivent figurer : l'émetteur (nom et fonction), le ou les destinataires, la date, le titre, l'indication des éventuelles pièces jointes, le titre de civilité, la formule de politesse, l'indication du signataire (émetteur).

5. Contenu : La plupart des rapports respectent le plan classique suivant.

- L'introduction : Elle rappelle précisément la demande (ce qui a motivé le rapport) et annonce le plan.

- le développement : Il dresse un constat objectif de la situation. La structure est apparente: Des tableaux, graphiques, schémas insérés ou joints en annexe au rapport peuvent compléter ou résumer sous forme synthétique des informations présentes dans le rapport.

- La conclusion : Elle propose des solutions à mettre en œuvre. L'emploi du conditionnel est à privilégier car c'est le supérieur hiérarchique qui prendra la décision finale.

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Commentaires (17)

1. nadia 27/03/2014

merci

2. El houcine AIT WIGGAS 03/03/2014

Bonjour; je souhaiterais s'il vous plais de m'avoir aider à écrire un rapport à mon supérieure concernant un ami de travail qui cherche toujours à m'en merder ; qui ne me respecte pas du tout ; essaye toujours de me laisser travailler seul sans m'avoir aider et ..........etc et merci d'avance

3. saw 10/12/2013

quel est l'implication du rapport dans l'administration?

4. mohamed 10/09/2013

bonjour je m'adresse a vous afin que vous m'aidiez a rediger un rapport a mon directeur contre mon superieur qui me manque du respect pendant les heures de travail sachez que je suis en periode d'essais et il n'hesite pas a me deranger pour que je l'agresse soit verbalement ou physiquement et vous connaissez la suite

5. salama 21/02/2013

je travaille dans établissement étatique j'occupe le poste de chef de service, parce que sincèrement je suis très compétante dans la gestion administrative , mais le problème c'est que je ne sais pas comment rédiger un rapport administrative sur mon travail ou un pv en français .
merci , de m'aider

6. MBETIGAZA 18/02/2013

Je veux me cultivé

7. sara 17/02/2013

bonjour , j`ai besoin de votre aide pour rédiger un rapport au ministère contre mon promoteur et en même temps la directrice du laboratoire de recherche ou elle m`a laisser traîner sans soutenir mon magistère malgré qu`elle a mon mémoire fini et elle dis qu`elle me la rendue (elle ment et ne ose plus me confronter , elle pris la fuite a chaque fois que je veux la rencontrée) , elle a volée mon travail et personne ne peux me faire qqes choses a l`université comme même il ya des lois dans ce pays , je vais faire un rapport contre elle ensuite déposer une plainte contre le vol de mon memoire
merci pour ton partage et pour ton écoute et aide

8. Winstrol 2 mg (site web) 03/12/2012

Vous avez fait quelques bons points là-bas. J'ai fait une recherche sur le sujet et a trouvé la plupart des gens seront d'accord avec yassinekasmi.e -monsite.com ce qui concerne

9. escort Emirates (site web) 08/11/2012

Je doit vérifier avec vous ici. Ce qui n'est pas une chose que je fais normalement ! J'apprécie l'étude d'une mise en place qui peut rendre les gens pensent . De plus , merci pour m'avoir permis de commenter ! vous souhaite bonne chance !

10. seo service (site web) 01/09/2012

J'envie votre capacité à publier merveilleux article sur yassinekasmi.e-monsite.com voulait simplement dire que j'aime ça!

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